Comment gagner en productivité grâce à son organisation ?

Le progrès et l’atteinte de ses objectifs en freelance impliquent de prendre en compte un certain nombre de critères. La productivité au sein de votre business fait partie des facteurs essentiels de développement. En se basant sur leur propre expérience, de nombreux auteurs à succès ont élaboré des lois et méthodes pour arriver à améliorer la productivité d’une personne ou d’une équipe.

Comme beaucoup d’autres entrepreneurs et freelanceurs, j’ai souvent été confronté à une baisse de productivité et je me demande sans cesse comment inverser cette courbe. Si c’est le cas pour vous, cet article va vous révéler quelques astuces de freelance répondant à la question : Comment gagner en productivité grâce à son organisation ?

Entrepreneurs et freelance fonctionnent sur la base d’objectifs qui nécessitent l’accomplissement de tâches quotidiennes pour être atteints. Quel que soit le but, la productivité demeure la solution qui vous aidera à améliorer votre qualité de vie. En veillant à optimiser votre organisation, vous serez en mesure de travailler de manière plus efficace dans un délai plus court.

En améliorant ma productivité, je gagne en sérénité lors de l’accomplissement de mes missions. Je suis par conséquent, moins stressée et peux alors user de toute mes capacités et de toute ma concentration pour travailler plus efficacement. Cela permet également de réduire la procrastination, les distractions et d’autres facteurs qui nuisent à ma productivité. Tout en augmentant significativement ma créativité !

Il est important de préciser qu’il n’existe pas une approche standard qui explique comment gagner en productivité grâce à son organisation. Cependant, au fil des années, de nombreuses lois ont été élaborées pour nous permettre d’accroître notre productivité afin d’avoir un meilleur taux de rentabilité. En prenant connaissance de ces différentes méthodes, vous serez en mesure d’adapter une ou plusieurs d’entre elles à votre situation.

La loi Pareto fait partie des premières lois de la productivité. Elle explique que dans votre organisation, la majorité de vos résultats proviendront d’une minorité de personnes ou de tâches bien effectuées. Pour se rapprocher des termes employés par l’auteur de cette méthode, 80 % de vos gains ou résultats seront induits par 20 % de votre personnel ou de vos efforts.

En vous référant à sa logique, vous devez identifier la source des 80 % de vos résultats et concentrez votre énergie sur ces tâches. Pour augmenter sa productivité, il suffit de se focaliser sur les actions qui génèrent le maximum de bilan positif. Il est essentiel de préciser que l’objectif ne consiste pas à délaisser les 80 % qui produisent 20 %. Continuez à accomplir votre travail et à faire en sorte que toutes les actions soient bien mises en place.

Selon le concept de Parkinson, quelle que soit la nature de la tâche à accomplir, elle ne prendra que la durée que vous lui aurez réservé. Autrement dit, si vous décidez que la lecture d’un livre ou la réalisation d’une prestation vous prendra 2 h, vous la terminerez en 2 h. La loi démontre qu’inconsciemment, un humain exécute une tâche dans le temps de travail qu’il s’est fixé.

À l’inverse, si aucune durée n’a été définie pour l’action à effectuer, elle peut prendre une éternité ou un temps plus long. Il est donc important de mettre en place au sein de votre organisation une planification horaire ou un emploi de temps relatif aux tâches afin de vous obliger à finir plus tôt que d’habitude. Mettez toujours une deadline dans l’atteinte de vos objectifs ou dans la mise en place d’un projet, cela permet d’être plus efficace.

Il est recommandé de commencer par une durée modérée pour voir les améliorations. Ensuite, vous pouvez réduire encore le temps pour être vraiment productif. En vous servant de cette astuce, vous aurez plus d’heures libres pour réaliser d’autres tâches ou ne rien faire ! Pour mettre en œuvre cette loi, servez-vous du Time blocking ou de la méthode de Pomodoro pour booster votre productivité.

Elle s’associe parfaitement avec la loi Parkinson. En effet, elle démontre qu’une entreprise ou un groupe qui travaille sur une durée trop longue perd en efficacité. Ce constat est bien réel. En effet, en travaillant trop longtemps, vous devenez moins performant. Dans ce cas, non seulement, le rythme de travail baisse, mais la qualité, également, diminue. En voulant à tout prix augmenter la productivité, vous obtiendrez un résultat inverse.

Que devez-vous alors faire ? Il est recommandé de vous offrir des heures de pause pour un gain de productivité. Ils reviendront plus concentrés et aptes à reprendre leurs tâches avec un travail plus productif. La combinaison de la loi Parkinson et de la loi d’Illich représente une solution à l’énigme sur comment gagner en productivité grâce à son organisation ?

La loi de Laborit fait partie des méthodes recommandées en raison de son efficacité. Suivant sa logique, l’humain est constamment à la recherche du plaisir, de la facilité et à tendance à repousser ce qui lui semble désagréable ou difficile. Afin d’en tirer profit, vous devez tout simplement donner priorité aux tâches déplaisantes. Ainsi, inconsciemment, votre cerveau voudra très vite en finir pour pouvoir commencer la partie agréable en améliorant la productivité par la même occasion.

Par contre, dans le cas où vous démarrez par le travail facile, vous obtenez une satisfaction à court terme. Par la suite, vous mettrez plus de temps à terminer les tâches difficiles. Cela pourrait vous conduire à procrastiner. Pour trouver comment gagner en productivité grâce à son organisation, il suffit d’optimiser le temps disponible.

Grâce à cette approche, vous serez en mesure de finir le travail dans le délai imparti et pourrez en conséquence profitez de vos heures libres.

Pour Carlson, effectuer une tâche de façon continue sur une période exige une durée plus courte que son accomplissement en plusieurs séries réparties. Le travail à la chaîne ou la division de travail présente l’avantage de cette méthode.

La répétition d’une même action, successivement, prend moins de temps que sa réalisation en plusieurs fois à différents moments dans une journée de travail. L’application de cette loi concerne par exemple la lecture des mails, les notifications SMS ou les signatures de documents…

Pour optimiser son organisation, l’idéal serait de regrouper toutes les tâches en une fois. Ensuite, définissez un temps pour son accomplissement avant la fin de la journée ou de la semaine. La loi de Carlson est valable pour toutes les tâches répétitives.

Si vous envisagez de vous en servir au sein de votre organisation, vous devez commencer par faire une liste de tâches qui répondent à ce critère en vous servant des outils To-do-list. Puis, faites en sorte que vos collaborateurs intègrent cette approche dans leur méthode de travail.

Suivant la logique de Murphy tirée de ses propres expériences, tout ce qui peut mal tourner lors de l’accomplissement d’une tâche est susceptible de mal tourner. Cela se comprend bien, car l’humain ne détient pas un contrôle absolu sur le futur. Cette loi est capitale pour trouver comment gagner en productivité grâce à son organisation. Pour éviter tous les désagréments possibles, vous devez être prévoyant, être toujours en avance sur le temps.

Pour tirer profit de cette loi, il est essentiel de faire preuve d’anticipation. Avant le lancement d’un nouveau projet, une mission, une tâche, vous devez étudier les imprévus et tout ce qui pourrait arriver de pire. Posez-vous la question, qu’est-ce qui pourrait mal tourner durant votre travail ? Ce n’est absolument pas être pessimiste, mais plutôt tout le contraire.

En identifiant tout ce qui peut ralentir vos résultats, vous mettrez en place les moyens nécessaires pour les prévenir ou y remédier au moment opportun. Cette précaution assure le bon déroulement des tâches qui pourra par la suite augmenter votre productivité.

La volonté de l’organisme est au-dessus de toutes les formes de loi. Pour cette raison, selon Swoboda-Fliess-Teltscher, le temps productif d’une personne ne peut pas toujours être le même. En effet, il varie selon les circonstances, la journée, la semaine, et même la période de l’année. À titre d’exemple, lorsqu’une personne mange, elle a du mal à se concentrer lorsqu’elle digère son repas. Il est donc évident que durant ce moment, sa productivité connaîtra une baisse.

De même si vous êtes au top de votre forme en matinée pour accomplir votre tâche, une autre personne pourrait maximiser son efficacité pendant l’après-midi ou en soirée. Pour parvenir à trouver comment gagner en productivité grâce à son organisation, vous devez apprendre à vous connaître. Ce principe fait écho au célèbre adage philosophique « Connais-toi toi-même ».

Pour une meilleure productivité au sein de mon business, je dois pouvoir être en collaboration constante avec chacun des membres avec qui j’ai une interaction (clients, prestataires, stagiaires…). Aujourd’hui avec le développement des technologies, il existe de nombreux outils permettant de suivre l’évolution de son travail. Bien que plusieurs options s’offrent à vous, certains outils de travail se sont avérés être plus performants et efficaces dans leur utilisation.

Trello

L’application Trello est conçue spécialement pour le management de projet. Elle permet de diriger plusieurs projets à la fois en veillant à leur bon suivi. Considérée également comme l’une des meilleures plateformes, elle possède une fonction de spécialisation des tâches. Au quotidien elle me permet de tenir informer tous mes clients et prestataires de l’avancement de leurs dossiers respectifs.

L’avantage principal de Trello est le partage d’informations rapide et efficaces entre les membres d’une même équipe. L’application favorise aussi une traçabilité des actions menées et une meilleure gestion des tâches. Sans oublier sa simplicité de prise en main.

Notion

Tout mon travail et même certains points de mon organisation personnelle se trouve dans Notion. Que ce soit pour mon planning quotidien, mes dossiers clients, la gestion de mon business, mes idées, mes to-do list, mes objectifs, ma comptabilité… tout est là ! Cette organisation via Notion, me permet de reposer mon cerveau, de ne rien oublier et de m’organiser efficacement.

Notion, n’est pas, selon moi, un outil hyper intuitif à prendre en main, mais de nombreuses formations se trouvent sur le net. Grâce à elles, Notion n’aura plus de secret pour vous !

Google Agenda

Accessible à tous, Google Agenda reste un excellent outil pour gagner en productivité. Avec des fonctionnalités uniques, il permet de planifier mon travail au quotidien et de mettre en place mes créneaux de « Time blocking ».
Par ailleurs, il sert d’outil de communication et d’automatisation. L’application me donne la possibilité de consulter mon agenda hors connexion et de recevoir un récapitulatif du travail abattu par mail.

Google Drive

Spécialisé dans le partage et la sauvegarde d’informations, Google Drive me permet de partager mes fichiers avec mes clients et gagner du temps.

Google Drive met à votre disposition un espace de stockage pour y conserver vos données. Votre compte étant synchronisé à votre ordinateur et votre mobile, vous avez la possibilité d’accéder à vos fichiers depuis n’importe où. Cela facilite le suivi des projets à distance.

Creator studio et Zapier pour la programmation de mes posts réseaux sociaux

Creator studio et Zapier sont des outils de gestion de réseaux sociaux et de programmation de posts très efficaces. Avec Creator studio, une fois par mois, j’administre mes comptes Facebook et Instagram pour une gestion plus facile de mes publications.

Zapier me permet de connecter plusieurs applications entre elles pour automatiser leur utilisation.

Tailwind pour Pinterest pour une gestion plus efficace de mon compte Pinterest

Tailwing fait partie des meilleures options pour programmer mes épingles Pinterest. Il me permet de programmer des épingles grâce à une extension et une fonctionnalité de planning intégré.

Avec Tailwing, il est également possible de communiquer avec mes collaborateurs à travers des Tribes qui représentent des groupes privés d’échanges sur la plateforme.

Forest pour appliquer la méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro est une technique de productivité qui consiste à répartir son temps de travail en des fragments. En vous servant d’un minuteur, vous devez chronométrer les phases de travail 25 min et les pauses de 5 minutes.

Forest est une application qui facilite le suivi de la technique Pomodoro. Chaque journée est considérée comme une forêt. Pour chaque session réussie, je fais pousser un arbre jusqu’à obtenir votre forêt !

L’avantage qu’offre l’utilisation des outils de gestion est leur accessibilité sur mobile et ordinateur. Ainsi, vous avez la possibilité de suivre votre progression à n’importe quel endroit quand vous en sentez le besoin. La circulation rapide de l’information est un paramètre important pour améliorer votre travail.

Gagnez en productivité
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Merci Sophie d’avoir apporté ton talent et ton professionnalisme à notre projet. Tu as su t’imprégner immédiatement de l’ADN de notre événement pour le retranscrire sur notre site et dans les visuels que tu as produit. L’expérience de notre collaboration est un exemple évident que le recours à une agence de design comme la tienne est un avantage concurrentiel certain pour un business. Merci Sophie !

Eric Razzoli

Expert en management commercial et préparation mentale
Coach professionnel certifié RNCP
Coach d’équipe